8 Bước Chuẩn Bị Cho Lễ Khai Trương Thành Công
Một sự kiện đặc biệt tổ chức bởi các doanh nghiệp đánh
dấu ngày ra mắt của một cơ sở kinh doanh hoặc giới thiệu một thương hiệu mới
đến với công chúng đó chính làLễ Khai Trương.
Trong tiếng Hán, “Khai” có nghĩa mở
đầu, “Trương” có nghĩa là lớn mạnh, phát triển. Chữ “Khai
Trương” nhằm chỉ việc mở đầu của công việc kinh doanh, buôn bán sẽ ngày
càng phát đạt hơn.
Tùy vào quy mô khai trương lớn hoặc nhỏ mà tại các
buổi lễ này sẽ có các hạng mục cụ thể cần đạt được khác nhau như: đón khách,
giới thiệu, tiệc ăn uống, biểu diễn văn nghệ, …
Lập kế hoạch tổ chức lễ khai trương
Bước 1: Chọn ngày làm lễ Khai Trương
- Bạn sẽ cần có nhiều thời gian để chuẩn bị mọi thứ thật chu đáo. Tốt nhất nên chuẩn bị trước ít nhất từ 3 – 4 tuần.
- Tránh thực hiện vào các ngày Lễ lớn và cuối tuần. Nên thực hiện vào các ngày trong tuần, thứ ba, thứ tư và thứ năm là tốt nhất.
- Chắc chắn hoàn thành các thủ tục như: xin Giấy phép thành lập doanh nghiệp; thuê mặt bằng kinh doanh, sơn sửa văn phòng và trang trí nội thất; lắp đặt các thiết bị cho việc hoạt động của doanh nghiệp.
- Nếu doanh nghiệp mời các khách mời quan trọng thì đảm bảo họ có đủ thời gian tham gia sự kiện.
>> Đọc thêm bài viết: Cúng Khai Trương Cần Chuẩn Bị Những Gì?
Bước 2: Chọn thời gian tổ chức Lễ Khai trương
Xác định
loại sự kiện đặc biệt bạn sẽ tiến hành
- Sự kiện được tổ chức vào buổi sáng thường sẽ bắt đầu không sớm hơn 8:00 sáng. Nếu tổ chức ngoài trời thì phải chuẩn bị rạp che nắng/mưa
- Sự kiện được tổ chức vào thời gian chiều muộn hoặc đầu buổi tối thường phổ biến nhất. Thời gian tốt nhất cho sự kiện được tổ chức buổi tối là 16:30 – 18:00
- Đối với các đơn vị truyền thông, bạn nên liên hệ với họ trước khi chọn một thời gian.
Bước 3: Danh sách khách mời tham gia sự kiện
Ai bạn nên mời đến sự kiện đặc biệt của bạn cũng quan
trọng như tổ chức sự kiện. Đây là một vài gợi ý:
- Lên danh sách các khách hàng hiện tại và tiềm năng. Khách mời quan trọng, gia đình và bạn bè, nhà cung cấp, nhân viên và vợ/chồng của họ. Các phương tiện truyền thông; những người đã giúp bạn trong thời kỳ bắt đầu (nhân viên ngân hàng, kế toán, luật sư, kiến trúc sư / kỹ sư, tất cả cố vấn); các doanh nghiệp lân cận trong khu vực của bạn,..
- Chuẩn bị một thư mời và có tất cả các thông tin cơ bản – ai, cái gì, ở đâu, khi nào và tại sao. Hãy chắc chắn khách mời nhận được thư mời và họ phản hồi xác nhận việc tham dự bằng thư hoặc qua điện thoại.
Bước 4: Chuẩn bị thức ăn và đồ uống
Mặc dù nó sẽ
làm gia tăng chi phí cho sự kiện; nhưng việc phục vụ thức ăn và đồ uống là việc
cần thiết làm tăng thành công của sự kiện khai trương doanh nghiệp. Điều đó thể
hiện sự hiếu khách và việc chuẩn bị chu đáo của doanh nghiệp.
- Đối với các sự kiện tổ chức vào buổi sáng; việc phục vụ cà phê, nước trái cây, trái cây và bánh ngọt là điều tuyệt vời.
- Trong các sự kiện tổ chức vào buổi chiều muộn hoặc đầu buổi tối; những món ăn nhẹ hoặc thức ăn nhẹ là sự phục vụ phù hợp hơn bao giờ hết
- Các nhà cung cấp các loại hình dịch vụ tiệc trọn gói tận nơi có thể tư vấn cho bạn các loại hình phù hợp. Nếu bạn không có thời gian và kinh nghiệm để thực hiện cho buổi lễ khai trương của mình.
- Nếu bạn quyết định sẽ tự thực hiện phục vụ thức uống của riêng bạn cho buổi lễ khai trương; hãy phục vụ đồ ăn và đồ uống một cách dồi dào cho khách của mình. Và hãy nhớ cũng có đủ đĩa, ly, khăn ăn, thùng rác…
>> Kịch bản dẫn chương trình download tại đây
Bước 5: Lập kế hoạch chương trình
Nên tổ chức
thực hiện buổi lễ khai trương với một chương trình ngắn gọn sẽ giúp khách mời
không bị nhàm chán. Hãy lưu ý xem xét những điểm sau đây để lập ra kế hoạch cho
buổi lễ hoàn hảo:
- Chương trình cần thực hiện càng ngắn càng tốt. Thời gian chương trình lý tưởng để thực hiện là khoảng mười phút.
- Bạn có thể tự thực hiện chương trình nếu bạn muốn hoặc nhờ một người bạn có kinh nghiệm làm chủ lễ.
- Giới hạn số lượng người nói và thời lượng bài phát biểu của họ.
- Chỉ giới thiệu những người cần được giới thiệu (chủ yếu là các khách mời quan trọng và các cộng sự gần nhất của bạn).
- Trong chương trình chính thức nào cũng cần có các phát biểu đại diện của các khách mời quan trọng và các đối tác; hoặc những người mà bạn cảm thấy đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp của mình.
- Luôn sắp xếp vị trí hàng ghế đầu (đại biểu danh dự) cho khách mời quan trọng và những đối tác có ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của bạn.
- Kết thúc chương trình cho một buổi khai trương hoành tráng với hoạt động nghi lễ cắt băng khánh thành (Đây là một cách để tạo cơ hội tốt cho việc chụp ảnh kỷ niệm)
- Cố gắng có kế hoạch dự phòng cho mùa mưa. Vì nếu mưa thì phải di chuyển buổi lễ khai trương vào trong nhà.
- Luôn chuẩn bị các túi quà nhỏ dành tặng cho khách hàng sau khi họ ra về. Điều này để tỏ lòng cám ơn họ đã dành thời gian tham gia.
Bước 6: Truyền thông sự kiện
Trên thực tế, việc mời các phương tiện truyền thông
đến ghi hình đưa tin cho sự kiện đặc biệt của bạn là việc rất đáng giá. Nhưng
xin lưu ý rằng bạn cũng có thể không nhận được phản hồi; nếu họ không có sẵn
nhân viên để tham gia hoặc không gian báo để in bài. Dưới đây là một số gợi ý
về những điều bạn có thể làm để tăng cường cơ hội cho việc mời các phương tiện
truyền thông cho buổi lễ khai trương:
- Gửi lời mời của bạn đến các trưởng ban tin tức; hoặc biên tập viên các báo đài ít nhất hai tuần trước khi sự kiện diễn ra. Bao gồm một lá thư cá nhân giải thích một số chi tiết về công ty của bạn.
- Một bản tin ngắn gọn có chứa những điều cơ bản – ai, cái gì, ở đâu, khi nào và tại sao.
- Có người chụp ảnh bằng máy ảnh tốt hoặc thuê nhiếp ảnh gia cho sự kiện
>> Xem thêm: Grand Opening Là Gì, Soft Opening Là Gì?
Bước 7: Hình ảnh sự kiện
Hình ảnh là
một phần quan trọng của sự kiện, đây là một vài mẹo mà bạn co thể áp dụng:
- Hãy chụp ảnh trước biển hiệu công ty và ngoài cửa trước
- Chụp ảnh các khách mời quan trọng và bạn đang cắt băng khánh thành
- Chụp ảnh chất lượng tốt mà bạn có thể đăng trên phương tiện truyền thông sau sự kiện
Bước 8: Làm việc với các khách mời quan trọng
Khi làm việc với các khách mời quan trọng, điều quan
trọng là phải tuân theo giao thức. Chúng tôi khuyên bạn nên những hướng dẫn
sau:
- Nếu khách mời quan trọng có chức vị cao tham dự sự kiện bạn luôn mời họ lên trước để nói vài lời; tiếp theo là các vị khác và kết thúc với các chủ doanh nghiệp có mối quan hệ kinh doanh.
- Lưu ý: luôn tham khảo ý kiến của khách trước khi mời họ lên phát biểu.
Đậu Đậu nhận tư vấn miễn phí dịch vụ đặt bộ mâm lễ xôi chè cúng đầy tháng, thôi nôi, khai trương,… trọn gói.
Quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp Hotline: 0947.066.200 để được tư vấn.
Kính chúc Quý khách hàng cùng gia đình thật nhiều MAY MẮN – SỨC KHỎE –
THÀNH ĐẠT.